La información en las empresas forma parte de un marco útil e importante ya que se utiliza para conseguir lo que realmente importa. Para que la gestión de la información sea eficaz, es necesario establecer un conjunto coherente de políticas que proporcionen información relevante de entrega, calidad, exactitud y que permitan tomar las decisiones en el momento oportuno para reducir la incertidumbre y tener una visión compartida del futuro que se ajuste a dichas decisiones.
En la planificación de las empresas, juega un papel importante la determinación del sistema de información y cómo debe adaptarse a las tecnologías de la misma dentro de los objetivos de la empresa y el desarrollo de sistemas de información con el propósito de fijar metas, objetivos, prioridades y planes de acción. Un sistema de Información de Planificación está intrínsecamente relacionado con la gestión operativa del desarrollo del sistema de información, específicamente a través de la adquisición de tecnologías de la información y el desarrollo, operación y mantenimiento de aplicaciones, entre otras.
La implementación de un sistema de información implica el análisis de negocio, diseño, construcción, implementación y mantenimiento, adecuado para diferentes tipos de sistemas y situaciones, lo que proporciona una base común para el desarrollo.
El desarrollo del sistema de información y la planificación debe considerarse un proceso continuo con una secuencia lógica de actividades que deben ser consideradas y estar integradas con las etapas anteriores y posteriores, alimentándose entre sí. Estas actividades están relacionadas y son inter-dependientes, pero en realidad pueden ocurrir simultáneamente, y en cualquier momento por lo que es útil pensar en un conjunto de actividades interrelacionadas y no como fases secuenciales. En general, sus actividades se distribuyen en:
Análisis de sistemas
El análisis de sistemas consiste en un estudio cuidadoso de los requisitos de información y los usuarios finales, actividades, recursos que buscan una identificación detallada de la naturaleza de los sistemas propuestos por el plan de sistemas de información.
Para el diseño de un nuevo sistema debería realizarse un estudio preliminar sobre la mejora o sustitución de los anteriores sistemas, la identificación de objetivos, entradas, procesamiento y salidas. Estas especificaciones están destinadas a ejecutarse únicamente en base a las necesidades de la empresa y los usuarios finales.
El diseño del sistema
Es la actividad más creativa y desafiante. El objetivo es poner en práctica el sistema, teniendo en cuenta los diferentes contextos de interés tecnológico, la información que se ha de aplicar, las estructuras de los programas y cómo se almacenan los datos.
La construcción del sistema
Entra en práctica las actividades técnicas. Las actividades de los sistemas se transforman en software y hardware para ser responsable de funciones como el apoyo a los requerimientos de información de la organización y la documentación que explica el sistema a los desarrolladores y usuarios.
El sistema de construcción es responsable del desarrollo del software y hardware necesario, la documentación de apoyo, la integración de todos los componentes en un sistema de información funcional y de acuerdo con las especificaciones del sistema.
Una vez que el sistema esté construido debemos verificar que los diversos componentes del sistema funcionan sin discrepancias y que el usuario acepta que el sistema funciona como se elaboraron las expectativas.
Sistemas de mantenimiento
La entrada de un sistema en funcionamiento no implica que dicho sistema se mantenga indefinidamente sin cambios, por el contrario, hay una urgente necesidad de su mantenimiento y desarrollo. Con el tiempo el sistema deberá incorporar las nuevas tecnologías, la modificación derivada de la evolución de las necesidades de los usuarios de la información, errores que deban resolverse, etc. Por tanto, hay que mantenerse en línea con los desarrollos y normas que puedan actualizarse en el futuro.